Blog Santai

MAIL MERGE
Sambil santai di BlogSantai :D
Tadi gue dapet ilmu di prakuliahan, yaitu cara membuat mail merge, yaitu menulis surat ke banyak tanpa harus repot-repot mengedit nama orang penerima.

oke langsung saja, ada beberapa cara yang dapat kita lakukan dalam membuat mail merge ini.

Membuat Mail Merge dengan Word dan Excel 2010

1. buat terlebih dahulu data source nya di excel.
2. kemudian simpan data source nya dng nama file data undangan halalbihalal

Buat dokumen master nya, spt gabr di bawah

setelah dokumen master di buat, masukkan data yg ada di dalam data source ke dokumen master. ikuti langkah berikut.

1. klik tab Mailing
2. klik Select Recipients
3. pilih Use existing list

cari data source yg sebelumnya di buat,

1. jika file excel yg kita buat td tidak terlihat, pd type files pilih Excel files
2. klik nama file data source yg akan di masukkan
3. klik open

pilih sheet yg berisi data undangan

1. klik Sheet1, krn di sinilah data undangan yg di buat sebelumnya
2. klik Ok
3. centang First row of….

Tempatkan field pd tempatnya,

1. letakkan kursor di bawah Kepada Yth.
2. klik tab mailings
3. klik Insert merge field
4. pilih nama

5. kemudian letakkan kursor di sebelah kanan Di
6. klik insert merge field
7. pilih alamat

Lihat hasll penggabungan antara data source dng dokumen master

1. klik Preview results
2. perhatikan pd dokumen master akan terjadi perubahan

Jika ada perubahan di data source, misalnya ada penambahan data, maka kita bisa
memilih data yg akan kita masukkan ke dokumen master

1. klik Edit recipient list
2. klik nama file data source
3. klik refresh (supaya tabel data source di update jika ada perubahan pd isi data source)
4. centang nama yg akan di undang, jika tidak di centang maka data tidak akan di masukkan ke
dokumen master
5. klik Ok

mencetak dan menyimpan mail merge

1. klik Finish & merge
2. pilih print documents (untuk mencetak dokumen ke printer)
3. pilih Edit individual documents (untuk menyimpan mail merge ke dokumen baru)
4. pilih send e-mail messages (untuk mengirim surat via e-mail)

jika kita memilih edit individual document dan print documents maka akan muncul option
berikut

1. pilih All (mencetak semua surat
2. pilih Current record (mencetak surat pd halaman yg aktif
3. pilih From dan To (mencetak surat yg kita pilih, misal dari halaman 1 sampai 3)

source : http://sinaga17.wordpress.com/ 

About these ads